Une fois le verdict des urnes connu, la séquence électorale ne s’achève pas tout à fait. Elle se prolonge, quelques jours plus tard, par la séance d’installation du conseil municipal. C’est lors de cette première réunion que les conseillers municipaux prennent officiellement leurs fonctions et que l’assemblée procède à l’élection du maire et des adjoints.
Pour les équipes municipales aguerries, cette étape relève d’une mécanique bien rodée. Mais, comme souvent dans la vie communale, ce sont les détails de procédure qui commandent la solidité de l’ensemble. Mieux vaut donc dispos
er en amont des modèles correspondant aux pièces habituellement établies lors de cette séance.
La réunion d’installation donne lieu à l’établissement d’un procès-verbal retraçant le déroulement des opérations : appel des conseillers municipaux, constat du quorum, organisation du scrutin secret, dépouillement et proclamation des résultats. Ce procès-verbal constitue l’acte qui atteste de l’élection du maire et des adjoints. Il est conservé par la commune et transmis aux services de la préfecture avec les pièces annexées.
Une feuille de proclamation est annexée au procès-verbal. Elle indique les élus et leurs fonctions, maire et adjoints, dans l’ordre du tableau, et permet d’identifier immédiatement la composition de l’exécutif municipal issu de la séance d’installation.
Dans le prolongement de cette réunion, la commune établit également le tableau du conseil municipal. Ce document fixe l’ordre protocolaire de l’assemblée : le maire, les adjoints selon leur rang, puis les conseillers municipaux. Une copie doit être adressée au préfet au plus tard à 18 heures le lundi suivant l’élection du maire et des adjoints, conformément aux dispositions réglementaires.
Un modèle de procès-verbal d’élection d’un adjoint peut enfin s’avérer utile en cours de mandat, notamment en cas de démission ou de remplacement d’un adjoint. L’avoir à disposition évite souvent des recherches lorsqu’une telle situation se présente.
Préparer ces pièces à l’avance ne relève pas d’un excès de précaution. La séance d’installation, souvent brève, n’en constitue pas moins l’acte fondateur du nouveau mandat municipal : c’est à ce moment que la nouvelle équipe entre pleinement dans l’exercice de ses responsabilités.